Post Top Ad

12/02/2016

Một số cách ẩn hiện thị giá trị bằng 0 trong bảng tính Excel

Nhatthienkt.net -  Trong Excel khi bạn lập công thức tính toán tự động cho các cột (hoặc các ô) nhưng tại địa chỉ ô đó chưa có thông tin tính toán thì Excel ngầm định kết quả = 0, khi đó Excel sẽ cho hiển thị giá trị là 0 (hoặc dấu"-"). Nếu một bảng tính chỉ để xem, không dùng để in ấn, báo cáo thì không vấn đề gì, tuy nhiên nếu bảng tính đó in ra báo cáo thì nó thật sự xấu, thậm chí có thể gây hiểu lầm số liệu bởi người xem. Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn một số cách ẩn hiện thị giá trí bằng 0, chắc  chắn bạn sẽ hài lòng.

Để nôm na hiểu vấn đề mình nói, các bạn xem ví dụ minh họa dưới đây. Đây là bảng tính tự động lấy từ nhiều Sheet nên nó sẽ có kết quả như hình dưới.
Một số cách ẩn hiện thị giá trị bằng 0 trong bảng tính Excel
Hình 1: Dấu "-" có giá trị = 0
Nếu in ra trong rất hài hước, khó hiểu
Một số cách ẩn hiện thị giá trị bằng 0 trong bảng tính Excel
Hình 2: Xem trang in

Nào bắt đầu xử lý

Cách 1: Tùy chỉnh kiểu hiện thị số

- Đây là cách đơn giản nhất và tiết kiệm thòi gian nhất (các bạn nên dùng cách này)
- Đầu tiên bạn vào Excel Options, cài đặt nó như hình sau
Một số cách ẩn hiện thị giá trị bằng 0 trong bảng tính Excel

- Tiếp đến bạn chọn toàn bộ dữ liệu liên quan đến trả kết quả tự động, với ví dụ này thì ta chọn từ vị trí PC01 đến hết bảng tính.
- Tiếp theo bấm vào nút Format Cells (xem hình)
Một số cách ẩn hiện thị giá trị bằng 0 trong bảng tính Excel
- Tại dòng bôi đỏ bạn xóa nó thành #,## và nhấp nút OK
Một số cách ẩn hiện thị giá trị bằng 0 trong bảng tính Excel
- Và đây là kết quả
Một số cách ẩn hiện thị giá trị bằng 0 trong bảng tính Excel

Cách 2. dùng hàm IF

- Cách này hơi tốn thời gian chút, nhưng nó thú vị đấy
- Đơn giản thế này, cho rằng
Nếu giá trị ô nhận được = 0 thì hiện thị cho ô đó là rỗng (tức là không hiện thị gì hết), ngược lại trả về kết quả nhận được.
- Trong ví dụ trên, như cột Số CT (Trong PHÁT SINH THU), số CT (số chứng từ) này lấy từ sheet TH THU. Giá trị nhận bắt đầu từ ô A6. Chỉ việc dùng hàm if như sau bạn sẽ giải quyết được việc ẩn hiện thị giá trị = 0.
=IF(('TH THU'!A6)=0;"";'TH THU'!A6)
Giải thích lại:
Nếu địa chỉ A6 trong sheet TH THU là trống (tức = 0) thì cho kết quả là trống (""), ngược lại, tức nếu ô A6 trong sheet TH THU khác 0 thì lấy kết quả từ ô A6 trong sheet TH THU.
Tương tự như vậy bạn làm hết với những cột còn lại và chỉ việc copy công thức là hoàn thành.

Cách 3: Cài đặt hiện thị trong tùy chọn Excel Options

Cách này chưa thực thi 100% nên chỉ đưa ra thôi nếu bạn nào thích thì vọc thêm nghen.
Định kết thúc bài viết ở đây, nhưng nếu bạn nào làm thực tế sẽ thấy có vài lỗi lặt vặt có thể làm bạn bối rối, mình cũng chia sẻ luôn các lỗi này và cách khắc phục, nếu như bạn gặp bài toán như trên.

1. Xử lý cột Tồn (Số dư thời điểm)

Đúng ra thì kết quả tồn này chỉ được hiện thị đến địa chỉ K12 (xem luôn ví dụ trên), thì in ra nó mới thực sự đúng và đẹp nữa. Tại vì bảng này được chạy tự động, phụ thuộc vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh THU và phát sinh CHI.
Tại ô tồn này là số tiền sẽ được tính = TỒN ĐẦU KỲ + PHÁT SINH THU - PHÁT SINH CHI
Do vậy những cột mà PHÁT SINH THU, PHÁT SINH CHI = 0, thì nó sẽ tính bằng giá trị tồn của nghiệp vụ phát sinh cuối cùng (cộng trừ =0). cho đến hết bảng.
Giả quyết vấn đề này ta cũng dùng hàm if thôi và nôm na thế này:
Nếu những ô PHÁT SINH THU, PHÁT SINH CHI = 0, thì trả kết quả là trống, ngược lại tính theo công thức tồn.
Ví dụ tại K8, ta làm công thức như sau: =IF(AND(A8=0;F8=0);"";K7+E8-J8)
Khi copy công thức bạn sẽ nhận được kết quả như dưới.
Một số cách ẩn hiện thị giá trị bằng 0 trong bảng tính Excel

2. Xử lý lỗi hiện thị #Value!

#Value! được hiểu là giá trị sai, Excel không hiểu việc bạn thực thi công thức đó, theo Microsoft thì có hai nguyên nhân dẫn đến lỗi này.

  • 1. Các vấn đề với phép trừ
  • 2. Các vấn đề với khoảng trắng và văn bản

- Nếu trong quá trình làm gặp phải thì bạn sử dụng hàm IFERROR, hàm này giải quyết tất các kiểu lỗi sau: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? hoặc #NULL!.
Cú pháp: IFERROR(value, value_if_error)
Ví dụ như cột tồn từ K8:K(8+i), i=1 đến n, có phát sinh lỗi  #VALUE! thì tại ô K8 bạn lập công thức:
=IFERROR(IF(AND(E8=0;J8=0);"";K7+E8-J8);"")

Đến đây chắc chắn bạn cũng hình dung được cách để giải quyết một số vấn đề có thể gặp phải trên Excel, hy vọng thủ thuật này khơi dậy trong bạn nhiều ý tưởng mới về toán Excel. Chúc các bạn thành công!


Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

Vui lòng viết comment Tiếng Việt có dấu.
- Bạn có thể gửi mail trực tiếp qua địa chỉ: nhatthienkt.s@gmail.com
- Nhận xét không hỗ trợ cho người dùng ẩn danh
- Lưu ý những nhận xét với mục đích backlink không liên quan đến nội dung bài viết sẽ bị xóa bỏ
- Bạn muốn theo dõi cập nhật trả lời sớm nhất từ adm vui lòng tick vào ô "Thông báo cho tôi" rồi xuất bản nhận xét của mình.